Voorwaarden

1. Intern Reglement

Omwille van de coronamaatregelen werd een afzonderlijk protocol opgesteld en worden enkele punten in het reglement vervangen. Elke groep is verplicht om zich te houden aan de op het moment van het verblijf geldende opgelegde maatregelen aangaande corona. 

Algemeen

  • De huurder verbindt zich ertoe het huishoudelijk reglement te lezen en toe te passen. Pas wanneer duidelijk is dat de huurder zich aan alle regels heeft gehouden kan hij/zij rekenen op volledige teruggave van de waarborg. In geval van schade, onreinheid van gebouw en/of terrein, tussenkomst van politie bij klachten van buurtbewoners... zullen de opgelopen kosten in de eindafrekening opgenomen worden. 
  • De huurder moet zelf zorgen voor het nodige keukenlinnen en schoonmaakproducten voor keuken, toiletten en sanitaire ruimte.
  • verwijder en/of sluit geen extra toestellen aan (zowel op gas als elektrische).
  • De verhuurder kan onmogelijk aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen in de gebouwen of op de terreinen.
  • Alle aanwezige toestellen en apparatuur worden gebruikt conform de gebruikershandleidingen.
  • Tijdens de periode van de kampen mag de verhuurder (eigen groep) op het terrein zijn kampmateriaal laden en lossen; de verhuurder zal de hinder voor de huurder zo veel mogelijk beperken. 
  • Dit is een opgen gebouw en u heeft per definitie toegang tot alle lokalen. We vragen u 
    • alleen de lokalen te betreden en gebruiken die zijn overeengekomen
    • de persoonlijke voorwerpen en toebehoren van de verhuurder te respecteren (de eigen groep D'Olmen) 

Aankomst 

  • Gelieve het afgesproken uur van aankomst te respecteren.
  • Er mogen maximaal 3 auto's geplaatst worden op het terrein voor de Wombat door de huurders. In geen enkele omstandigheid mag er met een auto over het grasveld naar uw verblijfplaats gereden worden. Wanneer de kinderen worden gebracht of opgehaald dienen de auto's in de Iepenstraat te blijven staan. Dit om het grasplein van het terrein te beschermen. 
  • Bij aankomst moet er een lijst met de namen van alle aanwezigen worden afgegeven aan de controleverantwoordelijke. Dit is op vraag van de brandweer en bedoeld voor uw eigen veiligheid. 
  • De huisverantwoordelijke zal met u de controlelijst overlopen en samen zien dat het terrein en het gebouw in orde is. Eventuele commentaren worden genoteerd. 
  • De huisverantwoordelijke zal de stand van de water- gas- en elektriciteitsmeter opnemen. 
  • Tenten dienen geplaatst te worden aan de rand van het speelterrein langs de bosrand en het speelterrein mag hiervoor niet gebruikt worden. Na afbraak van de tenten dient alles in zijn oorspronkelijke staat te worden achtergelaten. 

​tijdens het verblijf: ALGEMEEN

  • Respecteer het gebouw en de omgeving. U bent zelf verantwoordelijk voor het schoonmaken en proper houden van het huis en toebehoren.
    • Er worden geen nagels, spijkers, schroeven, nietjes, plakband, verf, stiften, krijt en andere materialen aangebracht op binnen- en buitenmuren, zolderingen, deuren, ramen, kasten, meubilair...
    • Er wordt geen meubilair verplaatst naar andere lokalen of naar buiten, tenzij anders afgesproken met de huisverantwoordelijke.
    • Het is ten strengste verboden bomen te kappen in het bos en op het terrein. Graven in het bos en het grasplein is eveneens verboden. 
  • De buurtbewoners mogen niet belast worden met ruiltochten e.d.
  • Na 22:00u mag er geen lawaai meer zijn. Denk aan onze buren! 
    • de rust en natuur in en om het domein dienen gerespecteerd te worden
  • Kampvuur 
    • Kampvuur is enkel toegestaan in de daartoe bestemde plaats in de kampvuurschaal. De kampvuurschaal mag niet verplaatst worden.
    • De nodige elementaire voorzorgsmaatregelen dienen genomen te worden om ontstaan van brand te voorkomen en de nodige blusmiddelen (poederblussers, water, zand) moeten aanwezig zijn. 
    • Bij het einde van het kampvuur dient het vuur grondig gedoofd te worden. De 100% gedoofde assen dienen op de daarvoor aangeduide plaats gedeponeerd te worden. 
  • Toiletten, douches en sanitaire ruimte moeten dagelijks gekuist worden
    • Vergeet niet de nodige schoonmaakproducten en toiletpapier mee te brengen. 
    • Hygiënische verbanden horen thuis in de sanitaire vuilnisbakjes die u regelmatig leegmaakt. 

Tijdens het verblijf: VEILIGHEID EN GEZONDHEID

  • Het rookverbod geldt altijd en overal.
    • Rookmelders zijn voorhanden in alle lokalen.
    • Vastgestelde politionele boetes zijn voor rekening van de huurder. 
  • Verwijder en/of sluit geen extra toestellen aan.
    • Dit geldt zowel voor elektrische toestellen als gastoestellen.
  • Laat voor uw eigen veiligheid alle uitgangen vrij.
    • We denken o.a. aan deuren, hall... In geval van nood kan dit je leven redden. 
  • De buitendeur op de eerste verdieping is uitsluitend een nooduitgang.
    • Deze wordt, samen met de brandtrap, alleen gebruikt in geval van nood. De toegang tot de deur en de trap moet ten allen tijde vrij zijn en blijven (ook niet op slot!).
  • Betreed geen plaatsen waar de toegang verboden is. 
    • (gastanks, opslagplaats gasflessen, biologische zuivering...)
  • Er is geen telefoon met vaste lijn aanwezig, dus voorzie zelf dat je contact kan opnemen met hulpdiensten, contactpersonen... Een gsm is dus noodzakelijk. 
    • Ingeval hoogdringende hulp nodig is en de persoonlijke gsm niet zou werken, kan met de voorziene gsm een 112 noodoproek gemaakt worden. Voor oneigenlijk gebruik van deze gsm zal een schadevergoeding aangerekend worden. 
  • Rond de gastanks mag er binnen een zone van 10 meter niets opgesteld worden.
    • Er mag ook geen aanwezigheid zijn van een open vuur binnen een zone van 10 meter van de gastanks. 

Tijdens het verblijf: ENERGIEVERBRUIK

  • We gaan spaarzaam om met licht en verwarming en denken hierbij aan onze eindafrekening en het milieu. 
    • We zorgen ervoor dat de lichten steeds gedoofd zijn in alle ongebruikte lokalen en dat de verwarming er op minimum staat ingesteld.
    • Vergewis u er steeds van dat zowel overdag, 's avonds als 's nachts geen overbodige lichten blijven branden (bv. buitenlichten, hal, douches, keuken...)
    • Vergewis u er steeds van dat zowel overdag, 's avonds als 's nachts de verwarming niet te hoog blijft ingesteld (bv. ongebruikte lokalen waar we slapen, hal, douches, keuken...)
    • We houden ramen en deuren gesloten en denken hierbij ook aan de binnendeuren. In elk lokaal is er een ventilatiesysteem waarmee we ook insecten buitenhouden! Zo houden we de lokalen koel in de zomer en vermijden we vorstschade in de winter. 
    • We gaan spaarzaam om met het water. Vergewis u er steeds van dat zowel overdag, 's avonds als 's nachts geen waterkranen open blijven (douches, toiletten, hal, keuken...) 

Tijdens het verblijf: AFVAL 

  • Alle afval wordt gesorteerd en verwijderd.
  • Afval betreft PMD, etensresten, KGA, glas en restafval zoals beschreven op de informatieborden in de keuken. Voor PMD en restafval worden de nodige plastic zakken ter beschikking gesteld. 
  • Wat doet u met het afval? 
    • De goed afgesloten zakken voor PMD (blauw) en restafval zakken worden naar de voorziene plaats gebracht waar de huisverantwoordelijke ze zal ophalen volgens de kalender van de MIWA ophaaldienst. 
    • Papier en kartoen neemt u mee naar huis of kan verbrand worden in de kampvuurschaal. 
    • klein gevaarlijk afval neemt u mee naar huis 
    • glas brengt u naar de glascontainer in de buurt. 

Vertrek

  • Bij einde verhuur dient er één uur te worden voorzien voor de gezamenlijke eindcontrole met de huisverantwoordelijke.
    • Gelieve het afgesproken uur van vertrek te respecteren.
    • Samen met de huisverantwoordelijke worden het terrein en alle lokalen gecontroleerd op reinheid en eventuele schade (zie verder).
    • Eventuele schade wordt doorgegeven aan de controleverantwoordelijke.
    • De huisverantwoordelijke zal de water- gas- en elektriciteit meterteller noteren zodat we het verbruik kunnen bepalen. 
  • Aan het einde van het verblijf wordt het gebouw en het terrein in zijn oorspronkelijke staat achtergelaten. Wat betreft het terrein, enkele voorbeelden: 
    • Speelkampen in het bos worden volledig afgebroken
    • Papiersnippers worden verzameld
    • Glasscherven worden opgeruimd
    • Etensresten worden niet achtergelaten
    • Geen zwerfvuil 
  • Voor de lokalen en het gebouw verwijzen we naar de controlelijst die zich in de informatiemap bevindt. De belangrijkste punten zijn 
    • Alle gebruikte lokalen werden gereinigd, inclusief het sanitair, douches, toiletten en sanitaire vuilnisbakjes.
    • Alle meubilair, bestekken, keukengerei... dient zich op de originele plaats te bevinden zoals opgegeven in de informatiemap.
    • De verwarming wordt op minimum ingesteld (zowel op het gelijkvloers als op de eerste verdieping).
    • De gaskranen links en rechts van het kookvuur worden gesloten. 
    • De koelkast en diepvriezer worden bij het vertrek leeggemaakt, gereinigd en uitgeschakeld. Bij het vertrek wordt de deur van de koelkast opengezet. 
    • Alle deuren en ramen worden gesloten en afgesloten. De buitendeuren, ook die boven aan de noodtrap, worden op slot gedraaid. 
    • Alle afval werd weggebracht. Ook niet volledige vuilniszakken worden weggebracht. 

2. Spelregels 

Waarmee moet u rekening houden bij de aanvraag? 

Zomer

Voor boekingen tijdens de zomervakantie (juli en augustus) aanvaarden we geen dagverblijven of weekendverhuringen omdat we prioriteit willen geven aan jeugdkampen. Indien onze kalender toch vrij zou blijven, dan zijn ‘last minute’ boekingen natuurlijk mogelijk. Contacteer ons wanneer u twijfelt. 

Dagverblijven, enkele overnachtingen en weekends

Alle verhuringen gelden voor 24 uur. Dit wil zeggen dat u voor een dagverblijf even veel betaalt als voor een enkele overnachting. 

Bij dagverhuur geldt niet het plafond van 30 personen.

Leidingsweekends worden niet toegestaan.

Late reservaties 

Boekingen gemaakt voor een verblijf dat aanvangt binnen de eerstvolgende 6 weken moeten ook steeds TELEFONISCH aangemeld worden. Dit om te verzekeren dat de administratie tijdig kan worden behandeld. 

Feesten 

Feesten, fuiven, ontgroeningen... zijn in geen geval toegelaten. Wie toch boekt voor zo'n activiteiten, houdt er rekening mee dat zijn contract van rechtswege als onbestaande beschouwd wordt. De huisverantwoordelijke kan de groep de toegang ontzeggen en er kan geen terugbetaling van de waarborg gevraagd worden. 

Aantal personen 

onze maximum capaciteit mag niet, ook omwille van de brandveiligheid, overschreden worden. De huisverantwoordelijke kan een te grote groep de toegang ontzeggen bij aanvang van de huur en er kan geen terugbetaling van de waarborg gevraagd worden. 

3. Annulatie 

Annuleren van een verblijf moet onmiddellijk per telefoon gemeld worden en dient ook gevolg te worden door een schriftelijke annulatie per brief. 

Na ontvangst van de schriftelijke annulatie krijgt de groep van ons een bevestiging met de eventueel te betalen verblijfskosten op basis van het 'vermoedelijke aantal personen' dat werd opgegeven bij de reservatieaanvraag en rekening houdend met de reeds betaalde waarborg. 

Alleen bij ontvangst van onze bevestiging is de annulatie geldig. 

De aangerekende kosten bij annulatie

Als datum geldt de schriftelijk ontvangen annulatie. 

De huurder betaalt bij annulatie van 

  • meer dan 6 maanden voor de begindatum: 0% van de verblijfskosten
  • tussen 3 en 6 maanden voor de begindatum: 25% van de verblijfskosten 
  • minder dan 3 maanden voor de begindatum: 50% van de verblijfskosten 
  • minder dan 1 week voor de begindatum: 100% van de verblijfskosten

4. Boekingstermijn 

We zijn gehouden aan het decreet op de jeugdverblijfcentra dat reglementeert dat het jeugdwerk een voorrangsboekingsrecht geeft. 

Jeugdverenigingen

Vanaf de eerste werkdag van januari kunnen jeugdverenigingen boeken voor het HELE jaar van twee jaar verder. Elk kalenderjaar opnieuw springen we zo een jaartje verder. 

Een jeugdvereniging is een privaatrechtelijke of feitelijke organisatie die zoals blijkt uit haar doelstellingen en handelingen aan jeugdwerk doet. Dit wil zeggen groepsgerichte sociaal-culturele initiatieven met jeugd in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door hetzij particuliere jeugdverenigingen, hetzij lokale openbare besturen. Dit kan gaan over de klassieke jeugdbeweging of jeugddienst maar ook een jeugdtheater, een catechesegroep of een jeugdmuziekgroep behoren tot deze categorie. 

Strikt genomen kunnen scholen en sportclubs nooit een jeugdvereniging zijn. 

Leidingsweekends zijn niet toegestaan op onze terreinen.

Andere verenigingen of initiatieven

Andere verenigingen of initiatieven kunnen vanaf de eerste werkdag van januari boeken voor het HELE jaar volgend op het pas gestarte jaar. Elk jaar opnieuw springen we zo een jaartje verder.