Om de werking van onze groep te ondersteunen is er in 1967 een VZW opgericht ter ondersteuning van de Scouts en Gidsen van Sint-Paulus (°1942), Sint-Franciscus (°1952) en Sint-Joris (°1932). Zij vonden hun onderdak op de terreinen van d'Olmen en gaan sinds enkele jaren samen door het leven als Scouting d'Olmen.
Concreet staat de VZW in voor het beheer en onderhoud van het terrein en de lokalen van de groep en alles wat daarbij komt kijken. Hieronder een kort overzicht van onze structuur.
DAGELIJKS BESTUUR
Om een vlotte werking te verzekeren, komt het dagelijks bestuur regelmatig samen om de dagelijkse werking te bespreken en de nodige beslissingen hierrond te nemen. het dagelijks bestuur bestaat uit de groepsleiding en het VZW-bestuur.
De bestuursleden worden voor een mandaat van 4 jaar verkozen door de leden van de Algemene Vergadering.
De huidige ploeg bestaat uit Wouter Van Bellingen (voorzitter), Lennert Droogendijk (ondervoorzitter), Mieke Decoster (secretaris) en Lente Claus (penningmeester).
ALGEMENE VERGADERING
Onze Algemene Vergadering komt enkele keren per jaar bijeen om de grote lijnen van onze werking te bespreken, de begroting en financiële verslagen goed te keuren, te kijken waar de VZW actie moet ondernemen om de werking van de groep nu én in de toekomst te verzekeren...
De algemene vergadering bestaat uit het VZW-bestuur en de vaste leden bestaande uit (groeps)leiding, oud-leiding, oud-leden.
Nieuwe leden kunnen aansluiten zolang er vrije plaatsen zijn (15 plaatsen voorbehouden aan de groep, 15 plaatsen voorbehouden aan oud-leden van de groep en tenslotte 15 plaatsen voor ouders van leden of oud-leden van de groep) en mits een korte motivatie te bezorgen aan het VZW-bestuur.
WERKGROEPEN
Verder zijn er vanuit de VZW door de jaren heen enkele werkgroepen opgericht
- werkgroep verhuur
- organisatie van de verhuur van de lokalen
- reservatie, rondleiding kandidaat-huurders, controle opkuis & eventuele schade na verhuur, waarborg en betaling, sleutels...
- werkgroep Olmenfeesten
- voorbereiding en organisatie van de jaarlijkse Olmenfeesten, in overeenstemming met de groep
- werkgroep werken
- verzorgen van klein onderhoud en de nodige herstellingen aan de lokalen of het terrein
